WOLF HUNT

Jak co nejefektivněji vybrat dodavatele náborové služby? Část 1 – Poptávka

Pokud pravidelně nevyužíváte služby externího partnera, může pro vás být výběr toho pravého na první pohled hůře čitelný proces. Také lehkovážný přístup se v žádném případě nevyplácí, a proto si pojďme shrnout základní best practice pro efektivnější a rychlejší start spolupráce. 

Když už se firma obrací na externího partnera, jde obvykle v prvé řadě o čas a pozici je potřeba obsadit co nejdříve. Zároveň se jedná se o strategickou roli, takže je zásadní i kvalita kandidáta.

Špatný výběr (neúspěšného) dodavatele může znamenat:

1)     Ještě větší časovou ztrátu (klidně týdny)

2)     Snížení atraktivity pozice (neodborné oslovení trhu, absence zpětné vazby atd.)

3)     Vyšší náklady (protože čas jsou peníze)

Čas jde nahnat už tím, v jaké podobě poptávku rozešlete. Nejčastější zpráva, která k nám směruje je formulovaná velmi jednoduše:

„Hledáme pozici XY, jestli ji děláte, pošlete zpět podmínky/nabídku“

Nábor (zejména v době po koronakrizi) je vysoce konkurenční prostředí a až budete hledat strategickou pozici do managementu, skoro nikdo Vám neřekne ne, nebo že pozici neumí obsadit. Už jen tento fakt relativizuje mnohdy jediný vstupní předpoklad pro vstup do tenderu a to sice – „Umíte to?“.

Další úskalí je kombinace následujících faktorů – preferování komunikace emailem a očekávání zaslané nabídky na základě kusých informací.

První zmiňované není pro úvodní komunikaci nejšťastnější, protože pro kvalifikovaný posudek, jestli pozici dodavatel umí dělat a chce dělat, potřebuje více vstupů plus (ideálně) aktivní dialog.

Žádost o cenu je též ošemetná. Většina agentur pracuje za několikanásobek platu a může vám tedy zaslat nějakou podobu svých standardních podmínek, ale přesto ještě není jasné, kolik bude celková cena (to nakonec v tomto modelu nevíte dokud kandidát opravdu nenastoupí).

Opačným extrémem je směřovat veškerou snahu na zadání pozice, ale opět blíže nejevit zájem o produkt dodavatele. Zákazník očekává jen a pouze „nabídku“ (kolik to bude stát), ale na trhu, kde skoro nikdo neříká ne je to nedostatečný diferenciátor mezi soutěžícími dodavateli. Můžete tak vybrat toho nejlevnějšího (nebo nejatraktivnějšího co do byznys modelu), ale to neznamená, že je i nejvhodnější. Jen proto, že všichni slibují to samé (obsadit pozici), též neznamená, že nabízejí ten samý produkt. 

Vše je ještě umocněno tím, že proces hledání dodavatele je mnohdy delegováno na osobu, která s výběrem kandidáta nebo tvorbou pozice nemá nic společného (např. asistent/ka), případně řeší jen obchodní podmínky (nákup), nebo to vyřizuje pro zahraniční manažery (lokální HR) a má jinak své práce dost.

Vzniká tak prvotní pomyslná bariéra mezi skutečným zákazníkem ve firmě (hiring manažer) a dodavatelem (agenturou).

Poptávat lidi, není, jak poptávat papír. Hlavně proto, že principem (úspěšného) náboru je dodávaná služba (poradenství, konkrétní aktivity…), která posléze definuje výstup (kandidáta).

Je to jako byste napsali několika právníkům, že máte komplikovaný právní případ a kolik by to stálo. Něco se určitě dozvíte, ale ani jedna ze stran pořádně neví, do čeho jde. V této fázi může dodavatel jen odhadovat, zda je pro zakázku ten pravý. Může Vám tedy napsat, že pozici už dělal, ale bez bližších detailů nemůže říct, jestli ji zvládne a jestli má pozice parametry na trhu uspět. Dostanete tedy maximálně příslib založený na odhadu a nekonkrétní cenu. 

Absence přechozích zkušeností zadavatele, nebo příliš jednostranná zkušenost, může způsobit, že se v tenderu sejde i velmi nesourodá sestava potenciálních dodavatelů. Na první pohled všichni nabízejí to samé – vyřešení vašeho náborového problému, ale pod povrchem se jedná o velmi rozdílné přístupy k řešení a tím pádem rozdílné produkty.

Bohužel dalším filtrem spousty tenderů jsou někdy jen excelové tabulky – za kolik platů, jaké garance, nějaká omáčka „proč zrovna my“ a konec. Vše na dálku, po mailu a třikrát přefiltrováno.

Přitom prvotní úmysl zákazníka je dobrý. Napište jim, co chceme a získejme zpět nabídky. Je však třeba se zaměřit na to, co jsou relevantní parametry pro úspěšné vyřešení náborového problému a ty sledovat. Rád bych zdůraznil, že tyto parametry nezjistíte bez toho, aniž byste věnovali čas poznání toho, jak potenciální dodavatel pracuje.

Lehkovážnost bych nedoporučoval, jelikož je potřeba si uvědomit, že:

1) Dodavatel Vás bude reprezentovat na pracovním trhu a bude mluvit Vašim jménem

2) Jen výhodná smlouva pozici neobsadí

3) Investovaný čas na začátku Vám ušetří ten v budoucnu

Jak to tedy udělat „správně“?

V prvé řadě je potřeba revidovat přístup k hledání dodavatele a věnovat mu adekvátní pozornost. Nemusí to trvat dlouho, ale pár investovaných hodin potom ušetří ztracené týdny a peníze.

Poptej a poznej

Poptejte klidně více dodavatelů, ale buďte co nejkonkrétnější v úvodní zprávě, protože už teď vlastně začíná práce na obsazení pozice. Jaká pozice, proč, kam, koho, za kolik… je to pro Vás poprvé co hledáte externího partnera?

Snažte se poznat svého dodavatele. Ideálně osobně nebo skrze krátký videocall. Ne jenom přes web, prezentaci a smlouvu. Komunikace čistě mailem je špatný postup pro řešení delikátních záležitostí. Jestli nemáte čas, klidně delegujte prvotní poptávku na někoho jiného, ale dejte mu maximum informací. Potom si, jako decision maker, vyhraďte prostor pro kontakt sami. Zkušený manažer za 10 minut pozná, jestli se na druhé straně baví s profíkem z jiného oboru. Obětujte hodinu na call se 4 agenturami a najednou bude vše jasnější.

Nesnažte se ušetřit čas tím, že vyberete skrze jinou osobu, filtrované informace nebo marketingový materiál. Nevyplatí se to. Hledáte přece těžkou pozici, je tu důvod proč se nedaří a služba, kterou poptáváte není levná. Buďte nároční.

Nechte si poradit

Dodavatel je tu od toho, aby vám poskytl okamžitou zpětnou vazbu, svoje stanovisko k zadání a navrhl řešení, které problém efektivně vyřeší. Nechtějte jen „nabídky“. Slib, že to uděláme a bude to stát tři platy je bohužel vše, co spousta zákazníků od potenciálního dodavatele dostane. Chtějte víc, vždyť jsme v poradenském byznysu. Máte možnost využít zkušeností dodavatele už při úvodní konzultaci vašeho náborového problému, a to jste pozici ještě oficiálně nezadali. Kvalitní dodavatel ve vás kromě dobrého dojmu zanechá i nějaké to know-how.

Vyjasněte si, co chcete koupit

Je důležité vyjasnit si očekávání od náborové služby. Chcete partnera nebo zdroj životopisů navíc? Co pro vás bude reálně dodavatel dělat? Máte vůbec jistotu, že něco? Jak dlouho to bude trvat, kdo to bude dělat… Tyto otázky tvoří úplně nové kolonky v dokumentu týkajícím se rozhodování o dodavateli a jsou klíčové pro úspěch v hledání. Právě definice toho „jak“ je důležitým rozdílovým bodem mezi headhuntingem, klasickým recruitmentem a jinými specifickými typy náborových metod. Bez toho vám nebudou dávat smysl smlouvy. Proč chtějí tihle retainer (záloha odměny) a tihle mají success fee (celá odměna až v případě úspěchu)? Jak se řeší garance? Kterou metodu vůbec vybrat?

Dejte tomu ve své hlavě i kalendáři prioritu

K výběru dodavatele stačí jeden dobrý meeting. Osobní dojem vydá za tisíc tabulek. Agentury jsou zvyklé reagovat rychle, využijte toho. Věnujte pozornost webové prezentaci, zaměření, úspěšnosti i referencím. Vyberte pár favoritů a těm napište nebo rovnou zavolejte. Liknavost ve vašem přístupu může dobrého dodavatele odradit. Úvodní komunikace je ukázka toho, jak to mezi vámi bude fungovat později a indikátor toho, co mohou následně čekat kandidáti v procesu.

Závěr

Recruiter je váš advokát na trhu práce. Dodavatel se na omezenou dobu stává prakticky součástí vaší firmy. Měli byste jej vybrat stejně pečlivě, jako vybíráte nové kolegy. „Děláte tuto pozici a za kolik? Jestli ano, pošlete mi podmínky do mailu“ je příliš vágní metoda výběru pro trh, kde 99% dodavatelů napíše, že ano. Špatný výběrem dodavatele zdražujete a prodlužujete obsazení klíčové role. Adekvátní pozornost výběru naopak přináší efektivní řešení vaší náborové starosti. 

Pokračování článku zde: „Jak co nejefektivněji vybrat dodavatele náborové služby? Část 2 – Cena a rozložení plateb“

Vyřešíme váš náborový problém

Zavolejte nám

+420 720 996 733

Potkejme se v Brně

Nám. Svobody 702/9
602 00 Brno

Potkejme se v Praze

Pernerova 51
186 00 Praha - Karlín